Etyka i przeciwdziałanie korupcji

Grupa Kapitałowa LOTOS prowadzi działalność w sposób etyczny, przestrzegając norm we wszystkich obszarach funkcjonowania. Firma przyjęła system wartości, który u swoich podstaw ma szacunek dla potrzeb społeczeństwa oraz środowiska naturalnego.

Źródło: Materiały Grupy Kapitałowej LOTOS

W skład Programu etycznego wchodzą:

• Kodeks Etyki,
• Rzecznik ds. etyki,
• kanały zgłoszeniowe naruszeń kodeksu,
• edukacja pracowników,
• łatwa komunikacja.

Zainteresowani kontaktem z Rzecznikiem ds. etyki mają do dyspozycji takie narzędzia jak:

• bezpośrednie spotkanie w porze dogodnej dla pracownika, umówione wcześniej przez telefon,
• rozmowa telefoniczna (nr tel.+48 58 308 89 20),
• przesłanie e-maila na adres: → liniaetyki@grupalotos.pl,
• wypełnienie formularza zgłoszenia na stronie: → www.lotos.pl,
• wysłanie pisma ze zgłoszeniem pocztą tradycyjną.

Grupa LOTOS prowadzi działalność zgodnie ze Zbiorem Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW. Respektowanie tych zasad pozwala budować kulturę etyczną firmy, co przekłada się na kształtowanie relacji z otoczeniem rynkowym i stanowi istotny element budowania pozycji rynkowej.

Poprzez efektywne zarządzanie ryzykiem potencjalnych nadużyć w Grupie LOTOS, minimalizowane są możliwości ich wystąpienia. W przypadku pojawienia się jakiegokolwiek ryzyka niezwłocznie podejmowane są działania zmierzające do natychmiastowego wyjaśnienia zaistniałej sytuacji, ograniczenia szkodliwych skutków jej wystąpienia, powrotu organizacji do sytuacji pożądanej oraz eliminacji ponownego pojawienia się podobnych zdarzeń w przyszłości.

W 2021 roku w Grupie Kapitałowej LOTOS nie stwierdzono przypadków wystąpienia korupcji.

Wszelkie przypadki nadużyć lub podejrzenia dotyczące nieprawidłowości i/lub nadużyć interesariusze mogą zgłaszać poprzez zdefiniowane i udostępnione kanały komunikacji.

Zgłoszenia można kierować za pośrednictwem kilku kanałów:

• rozmowa telefoniczna lub nagranie wiadomości (numer telefonu +48 504 181 048);
• przesłanie wiadomości e-mail na adres: zawiadomienia@grupalotos.pl;
• wypełnienie formularza zgłoszeniowego zamieszczonego → na stronie internetowej;
• skierowanie pisma na adres: Szef Biura Kontroli Wewnętrznej, Grupa LOTOS S.A., ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk, Polska.

Informacje otrzymane za pośrednictwem powyższych kanałów kierowane są bezpośrednio do Szefa Biura Kontroli Wewnętrznej i poddawane wyjaśnieniu w trybie postępowania sprawdzającego lub kontrolnego. Możliwe jest także kierowanie powiadomień o podejrzeniu wystąpienia nadużycia pracownikom Grupy Kapitałowej LOTOS za pośrednictwem platformy intranetowej → www.lotostrada.pl w subserwisie „Przeciwdziałanie nadużyciom w Grupie Kapitałowej LOTOS”.

W Grupie Kapitałowej LOTOS nie ma przyzwolenia na żaden rodzaj nadużyć. Grupa LOTOS należy m.in do globalnej inicjatywy United Nations Global Compact Call to Action on Anti-Corruption, jednoczącej biznes w walce z wszelkimi przejawami korupcji. Polityka Przeciwdziałania Nadużyciom oraz inne antykorupcyjne regulacje wewnętrzne znane są wszystkim pracownikom spółek należących do Grupy Kapitałowej LOTOS. Każdy nowo przyjmowany pracownik w ramach szkoleń, otrzymuje m.in. informacje dotyczące tych regulacji oraz odpowiedzialności wynikającej z ich nieprzestrzegania. Dodatkowo w trakcie trwania stosunku pracy wielokrotnie są one przypominane.

Dział Compliance w 2021 roku zaprojektował i przeprowadził szkolenie pt. „Compliance w Grupie Kapitałowej LOTOS” dla kadry kierowniczej spółek zależnych (udział wzięło ponad 150 osób). Omówione zostały kluczowe regulacje wewnętrzne oraz projekty ustaw, mające znaczenie dla systemu zapewnienia zgodności. W trzecim kwartale 2021 r. Dział Compliance we współpracy z Działem Rekrutacji i Rozwoju zaprojektował i wdrożył szkolenie e-learningowe, obejmujące Zasady udzielania pełnomocnictw w Grupie LOTOS S.A. Szkolenie dedykowane było dla ponad 700 pracowników Grupy LOTOS S.A., w tym obligatoryjne dla kierowników komórek organizacyjnych. W raportowanym okresie Dział Compliance prowadził szeroką działalność informacyjno-edukacyjną w oparciu o artykuły publikowane w wewnętrznej sieci intranet.

W 2021 roku nie odnotowano przypadku, który uzasadniałby zwolnienia pracownika Grupy Kapitałowej LOTOS z powodu korupcji.

Zasady i procedury antykorupcyjne Grupy Kapitałowej LOTOS zawarte są na ogólnodostępnej stronie internetowej. Strona zawiera wartości i zasady w związku ze współpracą z kontrahentami LOTOSU (kodeks etyki, Polityka Przeciwdziałania nadużyciom).

W 2021 roku pod względem ryzyka występowania zdarzeń korupcyjnych oceniono wszystkie spółki Grupy Kapitałowej LOTOS.

Ryzyko korupcji jest elementem ryzyka nadużyć rozumianego jako zawinione działanie lub zaniechanie działania stanowiące naruszenie przepisów prawa bądź też złamanie zasad obowiązujących w Grupie Kapitałowej LOTOS, w wyniku których dopuszczająca się go osoba odnosi nieuprawnione korzyści, lub których rezultatem są nieuzasadnione straty ponoszone przez firmę. Korzyści oraz straty mogą mieć charakter finansowy, materialny lub niematerialny.

Etyczne i zgodne z najwyższymi standardami postępowanie, w takich obszarach jak komunikacja marketingowa, reklama, sprzedaż, czy obecność na rynku zagwarantowało firmie bezpieczne i prawidłowe funkcjonowanie w 2021 roku. Nie zostały podjęte żadne kroki prawne  wobec spółki z powodu naruszeń zasad wolnej konkurencji oraz praktyk monopolistycznych.

W Grupie Kapitałowej LOTOS (w zależności od zakresu działalności spółki i jej potrzeb) stosowane są procedury należytej staranności zgodne ze standardami i normami, w ramach wdrożonych systemów zarządzania:

• (1) Kodeks etyki Grupy Kapitałowej LOTOS – w dokumencie opisane są  zasady etyczne jakimi kieruje się Grupa LOTOS S.A. w relacjach z dostawcami, akcjonariuszami, konkurencją i innymi uczestnikami rynku kapitałowego.
• (2) Polityka Grupy Kapitałowej LOTOS w zakresie przeciwdziałania nadużyciom – w celu zapewnienia skutecznej ochrony reputacji i aktywów Grupy Kapitałowej LOTOS oraz konsekwentnego zwiększania wartości Grupy LOTOS S.A., a także utrzymywania wysokiego poziomu odporności organizacji na nadużycia, polityka określa usystematyzowane podejście do problematyki zapobiegania nadużyciom.
• (3) GLS.72.11.00.00. Zasady zawierania transakcji z podmiotami powiązanymi – procedura ma na celu zapewnić ochronę interesu Grupy LOTOS S.A. oraz jej akcjonariuszy niebędących podmiotami powiązanymi, w tym w szczególności akcjonariuszy mniejszościowych.
• (4) GLS.74.07.00.00. Zasady weryfikacji kontrahentów – procedura ma na celu ograniczenie ryzyka nieprawidłowości/nadużyć w obrocie gospodarczym, wynikającego z nieuczciwości, nierzetelności lub nie stosowania się do przepisów prawa przez kontrahentów chcących współpracować, bądź współpracujących ze spółkami Grupy Kapitałowej LOTOS.
• (5) Polityka zakupowa w Grupie Kapitałowej LOTOS – polityka ma na celu określenie jednolitych zasad w zakresie planowania, przygotowania i realizacji postępowań zakupowych m.in.: równego traktowania oferentów,  konkurencyjności, transparentności, bezstronności itd.
• (6) GLS.74.02.00.00. Zakupy towarów i usług – procedura określa zasady w zakresie planowania
  i realizacji postępowań zakupowych przez Grupę LOTOS S.A.
• (7) GLS.72.02.00.00 Zasady zawierania umów przez Grupę LOTOS S.A. –  procedura ma na celu zapewnienie jednolitych standardów regulujących przygotowywanie, zawieranie, rozwiązywanie oraz archiwizowanie umów w Grupie LOTOS S.A., m.in. zasadę rekomendacji stosowania klauzul CSR
  w umowach z kontrahentami.
• (8) GLS.72.01.00.00. Zasady sprzedaży produktów Grupy LOTOS S.A. i zakupu produktów naftowych od podmiotów krajowych – procedura ma na celu zapewnienie skutecznych i efektywnych zasad sprzedaży produktów Grupy LOTOS S.A. i zakupu produktów naftowych od podmiotów krajowych.

W Grupie Kapitałowej LOTOS (w zależności od zakresu działalności spółki i jej potrzeb) stosowane są procedury należytej staranności zgodne ze standardami i normami, w ramach wdrożonych systemów zarządzania:

• Dobre Praktyki Spółek Notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych 2021;
• PN-EN ISO 9001:2015 – Systemy zarządzania jakością;
• PN-EN ISO 14001:2015 – Systemy zarządzania środowiskowego;
• PN-ISO 45001:2018 – Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy;
• PN-EN ISO 27001:2017 – Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji;
• PN-EN ISO 22301:2014 – Systemy zarządzania ciągłością działania;
• PN-EN ISO 50001:2018 – Systemy Zarządzania Energią;
• PN-ISO 31000:2018 – Zarządzanie Ryzykiem;
• Wewnętrzny System Kontroli;
• AQAP 2110 – Wymagania NATO dotyczące zapewnienia jakości w projektowaniu, rozwoju
  i produkcji.

1 lipca 2021 r. weszły w życie Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2021 (DPSN 2021). Biuro Relacji Inwestorskich we współpracy z Działem Compliance dokonało uzgodnień wewnątrz organizacji w zakresie stosowania poszczególnych nowych i zmienionych zasad. Grupa LOTOS S.A. w wymaganym terminie poinformowała inwestorów o stosowaniu DPSN 2021.